사회생활 첫 걸음 - 업무용 메일 작성법.
선배..메일은 어떻게 써요?
업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다.
1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.
(딱히 안녕하지 않아도) 안녕하십니까. (회사명) OOO입니다.
(딱히 감사하지 않아도) 감사합니다. OOO드림.
딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다.
드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다.
첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.
- 처음 컨택할 때
안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.)
(다름이 아니라,) [2030여성 타겟 매체 제안 요청으로(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림. - 오랜만에 ‘내가’ 필요해서 연락할 때
안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
오래만에 연락드립니다. (그간 잘 지내셨는지요?)
(다름이 아니라,) [지난 번 말씀 주셨던 매체 운영 예정으로 상세내용 확인 차(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림.
마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.
- 시즌에 따른 끝 인사말
모쪼록 2020 한 해도 건강하게 잘 마무리하시고,
2021새해에도 좋은 일 가득하시기 바랍니다.
감사합니다.
OOO 드림.
2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’
메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다.
업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.
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인사말 뒤에 본인 소속과 용건 언급하기
업무메일은 하루에 몇십 통에서 몇백 통까지 받게 될 수도 있습니다. 누구에게 온 메일인지 구분이 메일 서두에 본인의 소속과 이름을 밝혀주어야 합니다.
메일 보낸 사람을 파악하고 다음으로 드는 생각은 ‘갑자기 왜 나한테 메일을 보냈을까?’겠죠. 소속을 밝힌 후에는 메일을 쓴 목적을 요약하여 적어주면 되는데요, 메일의 목적을 파악하게 되면 어떤 내용이 이어서 나올 지 대략 짐작이 되기 때문에 조금 더 빨리 메일 내용을 파악할 수 있습니다.
자세한 내용은 위에 언급한 인사말 예시를 참고합시다.
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상황설명은 개괄식으로 간략히
예시를 통해 서술식과 개괄식의 차이에 대해서 알아볼까요?
A.
현재 매체 시스템 점검으로 지난 9월 3일의 광고 운영 데이터 확인이 원활하지 않습니다. 이에 리포트 작성이 어려우므로, 금일 오전 발송 예정이었던 리포트는 데이터 확인 가능 시점에 다시 전달 드리도록 하겠습니다.
오류 복구 예상시간 문의 하였으나, 아직 확답을 받지 못한 상황입니다.
회신 오는대로 내용 전달 드리도록 하겠습니다.B.
매체 시스템 점검에 다른 데이터 오류 이슈로 리포트 지연 안내 드립니다.
데이터 확인 불가 기간 : 2020년 9월 3일 00시 ~ 24시
데이터 복구 예정시간 : 미정 (매체사 확인 진행 중)
예상 복구 시간 및 광고데이터 확인되는대로 다시 메일 드리겠습니다.어떤 방식으로 쓴 글의 내용이 더 잘 들어오는가? 더 잘 이해되는 방식으로 메일을 쓰면 됩니다.
3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.
친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 :) 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도!
^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다.
이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다.
이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다.
기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠.
처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다.
이슈건으로 메일을 쓸 일이 없길 바라지만, 추후 필요한 사람들을 위해서 그 내용도 정리해 볼 예정입니다.
